Casos exitosos de U+, Nuestro Software de Administración Académica.
Carlos Silva

Director Ejecutivo CFT UCEVALPO.
Ingeniero Comercial Universidad Católica de Valparaíso.
Magister en Filosofía Universidad de Valparaíso.

UCEVALPO, Centro de Formación Técnica de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, se encuentra insertándose rápidamente en la más ardua tarea que impone la etapa del Desarrollo, y que consiste en un crecimiento sustentable y eficiente de la organización, y como tal el nivel de actividad, manejo de datos y creatividad ha aumentado con ello. Lo anterior, implica la multiplicación de funciones, procesos, procedimientos y personal a cargo, que requieren de mecanismos más sistémicos e integrados de gestión. El manejo adecuado de la información es estratégico en un escenario dinámico y competitivo como el de la educación, por lo tanto plantearse como objetivo el adquirir un sistema de gestión académica es crucial para el desarrollo.

CFT UCEVALPO postula a proyectos de Mejoramiento de la calidad de la educación Mecesup con el objeto de conseguir fondos externos que permitan acceder a sistemas de información que aporten en este sentido.

Adjudicado el proyecto Mecesup CCV0601 y analizadas distintas alternativas existentes en el Mercado, se tomó finalmente la decisión de comprar e implementar el sistema de Gestión Académica U+ de la empresa Bettersoft, amparado en los beneficios y flexibilidad que entregaba el uso y adecuación de este software respecto de la necesidades del Centro, y a que en ese entonces 2007, una treintena de instituciones de educación superior del país lo utilizaban.
En términos específicos, se puede establecer que del proceso de implementación del sistema, existen dos grandes áreas: El Sistema de Registro Académico y el Sistema de Registro de Admisión y Matrículas.

Para el primero, se tomó la decisión de reconstruir toda la historia del Centro desde el año 2004 al segundo semestre de 2009 con el objeto de migrar todo de una sola vez y con ello optimizar la funcionalidad del software. Una vez corregida y validada la información, a contar del año 2010 los datos en el sistema comenzaron a ingresarse directamente desde el módulo de Admisión, lo que sirvió para probar finalmente el sistema y ello significó un gran avance en tiempo y calidad de la información.

Para la implementación del módulo de Admisión y Matrícula, dado que se necesitaba comenzar el periodo de admisión 2010 con el software, se migró la información financiera de las últimas 2 cohortes vigentes y con ello enfrentar con éxito el proceso de admisión y matrícula 2010 y en paralelo se fue migrando la información de cohortes más antiguas.

Actualmente el sistema opera correctamente, entregando la información necesaria con el fin de tomar decisiones más certeras y en la oportunidad que ellas ameritan.

Para UCEVALPO, U+ ha representado un significativo avance en la gestión de información de alumnos tanto en materia académica como financiera, ya que hoy el procesamiento y análisis de la información es más rápida, certera y accesible a toda la Institución, la que está en directa relación de quiénes la demandan y para qué la demandan, a través de perfiles de usuario claramente establecidos.

Hoy, la información del postulante y posterior matriculado ingresa inicialmente por una sola vía a la institución y lo hace a través del módulo de Admisión, lo que genera una disminución importante de error respecto de como se hacía antes a través de la multi-digitación de la información para cada área.

El sistema de gestión académica representa finalmente una optimización en materia de recursos, tales como: Tiempo; Costo; Trazabilidad, Oportunidad y confiabilidad de la información, entre otros, lo que permite enfocar los esfuerzos de toda la organización al logro de otros objetivos.

Sin duda alguna, el proceso de mantención y desarrollo que Bettersoft ha prestado permanentemente a la institución, se ha constituido como un pilar fundamental en las mejoras que U+ presenta hoy a más de 3 años desde su implementación y que permiten ayudar a la sustentabilidad futura de la institución.

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